Dal 1° gennaio 2024, le società e le associazioni possono tenere le assemblee generali in modo completamente digitale se ciò è possibile in base alle disposizioni contenute nell’atto costitutivo o nello statuto della società o dell’associazione. Per poter usufruire della possibilità di tenere un’assemblea generale in forma digitale, è quindi necessario prima decidere una modifica dell’atto costitutivo o dello statuto. Tuttavia, l’assemblea generale può essere tenuta in forma digitale se le circostanze straordinarie lo richiedono, anche se non esiste una disposizione in tal senso nell’atto costitutivo o nello statuto.

Le nuove norme sono neutre dal punto di vista tecnologico e non specificano quali soluzioni tecniche debbano essere utilizzate per tenere l’assemblea generale in forma digitale. Tuttavia, il consiglio di amministrazione e il presidente dell’assemblea generale devono garantire che l’assemblea generale possa svolgersi in modo corretto, il che significa, tra l’altro, che deve essere possibile identificare i partecipanti e gestire le votazioni e il conteggio dei voti. Nelle società e associazioni con un numero elevato di azionisti e soci, in pratica sarà necessario utilizzare una soluzione tecnica affidabile per tenere un’assemblea generale completamente digitale. Occorre inoltre considerare come gestire una situazione in cui i partecipanti non possono esercitare i propri diritti in assemblea a causa di problemi tecnici.

Se l’assemblea generale si svolge in formato digitale, le modalità di partecipazione e di voto degli azionisti o dei soci devono essere chiaramente indicate nell’avviso di convocazione. Un’assemblea generale digitale può anche essere combinata con l’opzione del voto per corrispondenza.

La legge svedese sulle società non distingue tra società quotate e non quotate per quanto riguarda la possibilità di tenere assemblee generali digitali. Tuttavia, nell’ultima versione del Codice svedese di Corporate Governance (il Codice), è stata introdotta una nuova regola del Codice in base alla quale le società quotate soggette al Codice devono sempre tenere assemblee generali fisiche alle quali gli azionisti possono partecipare, anche se è possibile partecipare anche in forma digitale. Ciò significa che, come punto di partenza, le società quotate non possono tenere assemblee generali completamente digitali. Dopo la pandemia, molte società quotate hanno offerto il voto per corrispondenza e/o la possibilità di seguire l’assemblea a distanza come alternativa alla partecipazione in presenza all’assemblea generale. Tuttavia, le soluzioni tecniche che consentono di votare in tempo reale con i partecipanti remoti non hanno ancora avuto un impatto significativo.