La legge del 18 novembre 2020 sulla consegna elettronica ha implementato un sistema nazionale di consegna elettronica e richiede agli imprenditori registrati nel Registro Nazionale dei Tribunali (“KRS o nel Registro centrale delle informazioni sull’attività economica (il “CEIDG”) di avere un indirizzo per la consegna elettronica.
L’obiettivo della legge è quello di sostituire la tradizionale corrispondenza cartacea nei contatti con le autorità pubbliche e le imprese. La consegna elettronica si applicherà all’invio e alla ricezione di lettere formali, ossia di lettere per le quali è attualmente richiesta la prova di notifica.
Nuovi obblighi legati all’introduzione della consegna elettronica
Per ottemperare all’obbligo imposto, gli enti non pubblici (comprese le società di diritto commerciale) saranno obbligati a presentare una richiesta appropriata per la creazione di un indirizzo di consegna elettronico tramite il portalebiznes.gov.pl. Inoltre, gli enti che non sono persone fisiche dovranno nominare un amministratore di una casella di posta elettronica che sarà autorizzato ad attivarla e a gestirla ulteriormente.
Inoltre, sarà istituito un database degli indirizzi elettronici in cui le entità che hanno creato un indirizzo di consegna dovranno inserire il proprio indirizzo. Va sottolineato che, a causa dell’introduzione del principio della presunzione di consegna elettronica, tale inserimento equivarrà a esprimere il consenso a che qualsiasi lettera futura venga consegnata elettronicamente da quel momento in poi, a quell’indirizzo.
Da un punto di vista pratico, la consegna tramite casella di posta elettronica avrà lo stesso effetto della consegna tramite lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. Il momento della consegna attraverso la casella di posta elettronica sarà il momento della ricezione del documento, cioè il momento in cui il destinatario ha compiuto l’azione che gli consente di essere in possesso del documento e di conoscerne il contenuto. Se la corrispondenza non è stata ricevuta dal destinatario, la lettera inviata da un ente pubblico si considera notificata 14 giorni dopo la consegna della corrispondenza.
La legge ha inoltre introdotto una serie di situazioni eccezionali in cui le sue disposizioni non si applicano, che riguardano la consegna di corrispondenza:
- contenente informazioni classificate;
- emessa in un procedimento ai sensi della Legge sugli appalti pubblici;
- emessa nell’ambito di una procedura per l’aggiudicazione di un contratto di concessione per lavori o servizi;
- in altre situazioni in cui regolamenti separati stabiliscono che la corrispondenza debba essere consegnata con mezzi tecnici diversi (ad esempio, nei procedimenti giudiziari).
Data di iscrizione
A partire dal 10 dicembre 2023, i suddetti obblighi si applicheranno ai professionisti di diritto pubblico e ai nuovi imprenditori che si registreranno nel KRS a partire da tale data.
Le entità non pubbliche registrate nel KRS prima del 10 dicembre 2023 hanno tempo fino al 10 marzo 2024 per attuare i nuovi obblighi.
Le nuove entità iscritte al CEIDG dovranno iniziare a utilizzare gradualmente il sistema a partire dal 1° gennaio 2024, mentre quelle iscritte al CEIDG prima di questa data dovranno iniziare a utilizzare il sistema solo dopo il 20 settembre 2026.
Inoltre, gli enti non pubblici possono richiedere un indirizzo di consegna elettronico a partire dal 5 ottobre 2021.
Sanzioni
La legge non prevede sanzioni o conseguenze negative per la mancanza di un indirizzo di consegna elettronico. La soluzione applicata dal legislatore in questa situazione sarà l’utilizzo di una modalità ibrida, ovvero l’ente pubblico invierà la lettera in formato elettronico e il fornitore di servizi dovrà stamparla dal sistema elettronico e consegnarla al destinatario nella forma tradizionale di lettera cartacea.
Sintesi
In conclusione, la legge impone due obblighi alle entità soggette a registrazione nel KRS o nel CEIDG:
- disporre di una casella di posta elettronica e
- l’inserimento nel database degli indirizzi elettronici.
Questi cambiamenti sono stati introdotti per semplificare e velocizzare la circolazione dei documenti dell’amministrazione e tra le imprese, e per sostituire la forma cartacea dei documenti. Ciò avrà senza dubbio un impatto significativo sul flusso di comunicazione tra enti pubblici e non pubblici e finirà per ridurre i costi della corrispondenza.