Il governo del Regno Unito ha recentemente chiarito la sua intenzione di espandere il ruolo e i poteri di Companies House per combattere l’uso improprio delle entità aziendali e massimizzare l’accuratezza delle informazioni archiviate nel Registro.
Il Libro bianco ha poi esposto varie proposte che sono ora in fase di formalizzazione dal disegno di legge sui crimini economici e sulla trasparenza aziendale presentato al Parlamento nel settembre 2022.
Si prevede che i cambiamenti verranno introdotti in modo graduale, con quelli relativi alla verifica dell’identità dei funzionari aziendali che entreranno in vigore per primi.
Amministratori
Tutti gli amministratori dovranno verificare la propria identità con Companies House. Questo requisito potra’ essere esteso anche alle società non britanniche con una sede operativa nel Regno Unito. Un amministratore non potra’ agire come tale a meno che non abbia verificato il proprio documento d’identità.
Gli amministratori devono assicurarsi che la loro nomina sia notificata a Companies House, altrimenti avranno commesso un reato.
Non sara’ piu’ possibile nominare come amministratori persone giuridiche, a meno che non soddisfino una delle esenzione previste, ovvero: l’amministratore aziendale sia stato costituito nel Regno Unito e abbia solo persone fisiche (la cui identità e’ stata verificata) nel proprio consiglio d’amministrazione; e deve esserci almeno un amministratore persona fisica nel consiglio d’amministrazione.
Persone che esercitano un controllo significativo (PSC)
Ogni PSC dovrà verificare la propria identità con Companies House. Per le “persone giuridiche rilevanti” (RLE), ciò significherà verificare l’identità di un funzionario (ad esempio, un amministratore), sebbene tale verifica non dovra’ essere depositata presso Companies House, ma andra’ semplicemente indicato il nome del funzionario.
Gli azionisti non dovranno verificare la propria identità. Tuttavia, le società private (e alcune società quotate) dovranno fornire un elenco dei propri azionisti, che dovra’ essere aggiornato annualmente.
Companies House raccoglierà ulteriori informazioni dalle aziende che richiedono un’esenzione dall’obbligo di fornire i dettagli dei loro PSC. Ad esempio, se il PSC è un RLE quotato in un mercato regolamentato, deve essere indicato il nome del mercato in cui è quotato.
Segretari
I segretari che hanno il compito di depositare documenti per una societa’ dovranno essere preventivamente autorizzati da Companies House.
Registri aziendali
I nomi completi di azionisti, sottoscrittori e membri devono essere annotati nei registri legali della società.
Le società non dovranno più tenere i registri degli amministratori, indirizzi di residenza degli amministratori, segretari e PSC, ma dovranno notificare a Companies House eventuali modifiche correlate.
Non sara’ piu’ possibile avere un registro dei membri depositato presso Companies House.
Sara’ possibile chiedere che determinate informazioni personali vengano eliminate dai registri pubblici di Companies House, ad esempio, firme, date di nascita, nomi precedenti, indirizzi di residenza e professioni.
Una società deve avere un indirizzo di sede legale appropriato, ovvero che consenta che i documenti ad essa consegnati possano essere portati a conoscenza di una persona che agisce per conto della società.
Tutte le aziende devono mantenere un indirizzo e-mail non pubblico tramite il quale e’ possibile contattare la persona che agisce per conto dell’azienda.
Bilanci
I bilanci depositati presso Companies House dovranno essere completamente redatti in formato digitale iXBRL.
Le opzioni di deposito della documentazione per le piccole e microimprese saranno due: microentità e piccole imprese. Companies House richiederà un balance sheet e un loss and profit account, nonche’ una relazione degli amministratori per tutte le società di piccole dimensioni (tranne nel caso in cui una società di piccole dimensioni soddisfi le soglie di microentità, nel qual caso la presentazione di tale relazione diventa facoltativa).
Le piccole imprese e le microentità saranno tenute a presentare informazioni sufficienti per confermare che si qualificano per la categoria contabile in cui dichiarano di rientrare.
Le società dormienti dovranno presentare una dichiarazione di idoneità, che confermi che la società non e’ operativa e che soddisfa i criteri per la presentazione di bilanci inattivi.
Sono previsti limiti al numero di volte in cui una società può abbreviare il proprio periodo di riferimento contabile.
Disposizioni generali
A Companies House saranno riconosciuti poteri più ampi per rifiutare e effettuare indagini sulle informazioni archiviate, rivedere e modificare i nomi delle società e gli indirizzi delle sedi legali e rimuovere il materiale che incide sull’integrità del registro pubblico.
Companies House potra’ condividere le informazioni in modo più ampio con altri enti governativi/pubblici per identificare discrepanze ed episodi di criminalita’ economica.
I nomi di società che includono codici di computer, o siano intesi a facilitare la frode o l’inganno, o che siano falsamente collegati a governi stranieri e organizzazioni internazionali saranno proibiti.
Le sanzioni per violazione includeranno responsabilità penale e sanzioni civili.