La nuova legge sui documenti commerciali elettronici potrebbe davvero rivoluzionare il commercio internazionale e ponee il Regno Unito all’avanguardia. Sebbene le imprese dovranno sostenere alcuni costi iniziali di transizione, i potenziali vantaggi sono estremamente significativi. L’utilizzo di documenti commerciali elettronici al posto di quelli cartacei non solo aumenterà notevolmente l’efficienza, ma svolgerà anche un ruolo importante nell’aiutare le aziende a raggiungere i loro obiettivi ambientali e, in particolare in un momento di tensione e incertezza geopolitica, con preoccupazioni relative alla sicurezza, alle frodi e alla trasparenza della catena di approvvigionamento.

La legge sui documenti commerciali elettronici del 2023 è stata approvata in seguito alle raccomandazioni della Commissione per la Legge della Law Commission, nell’ambito del suo più ampio lavoro sui beni digitali. La nuova legge entra in vigore il 20 settembre 2023.

La movimentazione di merci nel mondo è un’operazione estremamente complessa, che coinvolge molte parti diverse e una moltitudine di documenti. Secondo l’House of Commons Library Research Briefing, si stima che ogni anno, a livello globale, vengano creati 25 miliardi di documenti cartacei per facilitare la spedizione internazionale di container. Uno dei motivi principali è che il sistema attuale in varie giurisdizioni si basa su leggi e pratiche secolari che si basano sul “possesso” di alcuni documenti commerciali come polizze di carico e cambiali.

In un mondo sempre più digitalizzato, in cui la sostenibilità è importante, il problema principale è che i documenti elettronici non possono essere “posseduti” per legge. L’Electronic Trade Documents Act 2023 cambia questa situazione, conferendo ai documenti commerciali elettronici lo stesso status giuridico e la stessa funzionalità di quelli cartacei e ponendo il Regno Unito all’avanguardia di una rivoluzione digitale del commercio.

È importante notare che la Legge non impone l’uso di documenti commerciali elettronici, ma offre alle aziende la possibilità di scegliere.

Per poter definire il “documento commerciale elettronico”, la Legge spiega innanzitutto cosa si intende per “documento commerciale cartaceo”:

• è in forma cartacea;
• è un documento tipo comunemente utilizzato in almeno una parte del Regno Unito in relazione al commercio o al trasporto di merci, o al finanziamento di tale commercio o trasporto;
• e il possesso del documento è necessario per legge o per consuetudine, uso o pratica commerciale affinché una persona possa richiedere l’adempimento di un’obbligazione.

Ne sono un esempio le cambiali, polizze di carico, ordini di consegna della nave, le ricevute di magazzino, le ricevute, le polizze di assicurazione marittima e i certificati di assicurazione del carico.

I documenti utilizzati nei mercati monetari, come le obbligazioni al portatore, non rientrano nella previsione.

Affinché un documento in formato elettronico costituisca un “documento commerciale elettronico” ai fini della Legge, deve soddisfare i seguenti criteri:

• Deve contenere le stesse informazioni che sarebbero richieste nell’equivalente cartaceo.
• L’informazione, insieme a qualsiasi altra informazione a cui è logicamente associata e che è anche in forma elettronica, costituisce un “documento commerciale elettronico” se viene utilizzato un sistema affidabile per:
• identificare il documento in modo da poterlo distinguere da eventuali copie,
• proteggere il documento da alterazioni non autorizzate,
• garantire che non sia possibile per più di una persona esercitare il controllo del documento in qualsiasi momento,
• consentire a chiunque sia in grado di esercitare il controllo del documento di dimostrare che è in grado di farlo, e
• garantire che il trasferimento del documento privi della capacità di farlo chiunque fosse in grado di esercitare il controllo del documento immediatamente prima del trasferimento.

La legge spiega poi cosa si intende per “controllo” e stabilisce un elenco di elementi che possono essere presi in considerazione per stabilire se un sistema è “affidabile”.

Ci sono anche disposizioni che riguardano la conversione di un documento commerciale cartaceo in uno elettronico e viceversa.

La legge non si applica ai documenti commerciali cartacei o elettronici emessi prima del 20 settembre 2023.

Nel suo comunicato stampa il governo ha dichiarato che, secondo le stime, i cambiamenti apportati dalla legge aggiungeranno oltre 1 miliardo di sterline all’economia britannica nel prossimo decennio, rendendo il commercio più semplice, efficiente e sostenibile.

E nella sua relazione finale la Law Commission ha citato una riduzione significativa dei costi operativi e di risorse, una maggiore efficienza, una maggiore trasparenza, una maggiore sicurezza, una riduzione degli errori, vantaggi ambientali, una maggiore resistenza all’impatto di shock improvvisi come il COVID-19 e la possibilità di ridurre o eliminare le frodi.

La Law Commission ha anche riconosciuto che ci saranno dei costi per le imprese. Ad esempio, la formazione del personale sui nuovi sistemi, lo sviluppo e il perfezionamento di nuovi processi interni e il tempo di negoziazione con i partner commerciali.

Per quanto riguarda la definizione di “sistema affidabile”, la Commissione ha deciso di non raccomandare una disposizione separata nella legge per un processo di accreditamento. È possibile che si verifichi un periodo di incertezza fino a quando non saranno disponibili orientamenti del settore o sentenze della Corte su questo punto. Nel frattempo, le aziende dovrebbero attenersi all’elenco non esaustivo di questioni stabilite nella legge e assicurarsi, come ovvio, che i loro accordi contrattuali affrontino adeguatamente le questioni di sicurezza e responsabilità.

Sebbene nella sua relazione la Law Commission abbia fatto riferimento a sistemi basati sulla tecnologia del libro mastro distribuito (DLT), ha riconosciuto che non tutti i sistemi che ospitano documenti commerciali in formato elettronico sono basati sulla DLT, né è necessario che lo siano per soddisfare i criteri per i documenti commerciali elettronici stabiliti nella Legge.

La legge si applica solo nel Regno Unito, ma è fondamentale, come osserva la Law Commission, che la legge dell’Inghilterra e del Galles goda attualmente di uno status preminente come legge di scelta nel commercio globale, sostenendo una quantità significativa di commercio internazionale nell’elaborare queste riforme, la Commissione ha tenuto conto di altre iniziative, in particolare della legge modello UNCITRAL sui documenti elettronici trasferibili.