Companies House introdurrà presto un nuovo processo di verifica dell’identità, tramite il quale chiunque crei, gestisca, possieda o controlli una società nel Regno Unito dovrà verificare la propria identità.

Le modifiche in arrivo seguono l’introduzione dell’Economic Crime and Corporate Transparency Act nel 2023. Questa iniziativa mira a migliorare l’accuratezza e l’affidabilità del registro delle societa’ del Regno Unito, assicurando che venga verificata l’identita’ dei soggetti che costituiscono o controllano societa’ nel Regno Unito.

In futuro, il processo di identificazione si applicherà ai seguenti soggetti:

• nuovi amministratori e persone con controllo significativo, come parte del processo di costituzione della società;
• direttori e persone con controllo significativo esistenti, con i controlli di identificazione da effettuare entro un periodo di tempo stabilito dopo l’entrata in vigore delle norme; e
• agenti, che dovranno verificare la propria identità prima di presentare dichiarazioni per conto dei clienti.

Come delineato nelle regole di verifica dell’Identità di Companies House (the Registrar’s Identity Verification Rules 2025), le domande di verifica devono essere inviate utilizzando uno dei metodi approvati. Esistono due modi principali per completare la verifica dell’identità, ovvero:

• tramite verifica diretta tramite Companies House, caricando copie di documenti di identità approvati (ad esempio, passaporti biometrici o patenti di guida) sull’app “One Login Check” di GOV.UK, tramite il servizio web “One Login” di GOV.UK o presentando i documenti di persona presso un ufficio postale designato; oppure
• tramite un fornitore autorizzato di servizi aziendali, gli ACSP, come contabili, avvocati, agenti che si occupano della costituzione di società, segretari abilitati o professionisti che hanno completato autonomamente il processo di identificazione e sono supervisionati nel Regno Unito da uno degli organismi di vigilanza antiriciclaggio competenti.

Oltre a fornire la documentazione di identità necessaria entro la scadenza pertinente, i candidati devono anche fornire informazioni personali accurate e autenticare la propria identità rispondendo alle domande di sicurezza. Ciò garantisce che la loro identità sia correttamente collegata ai loro dati personali, tra cui il loro nome completo (così come eventuali nomi precedenti), indirizzo di residenza (e, in alcuni casi, precedenti indirizzi di casa), data di nascita e un indirizzo e-mail valido.

La verifica diretta sarà disponibile solo per le persone in possesso di un passaporto biometrico o di documentazione rilasciata in determinati paesi (il servizio web sarà limitato alle persone con documenti del Regno Unito); chiunque non disponga di tale documentazione dovrà effettuare la verifica tramite un fornitore autorizzato di servizi aziendali.

Cronologia per l’implementazione

Il nuovo sistema verrà implementato secondo un approccio graduale come segue:

• Gli ACSP potranno registrarsi a partire dal 25 febbraio 2025;
• gli individui potranno verificare volontariamente la propria identità a partire dal 25 marzo 2025;
• entro l’autunno del 2025, la verifica dell’identità sarà resa obbligatoria per i nuovi amministratori e le persone con controllo significativo al momento della costituzione di una nuova società, e inizierà un periodo di transizione di dodici mesi per gli amministratori e le persone con controllo significativo esistenti;
• entro la primavera del 2026, la verifica dell’identità sarà richiesta per i relatori e gli agenti terzi che presentano la domanda per conto di un’azienda (che devono anche registrarsi come ACSP);
• entro la fine del 2026 il periodo di transizione sarà completato e la Companies House avvierà le attività di conformità nei confronti di coloro che non hanno verificato la propria identità come richiesto.

Le nuove regole mirano a:

• migliorare la trasparenza aziendale, garantendo che tutti gli individui coinvolti nelle operazioni aziendali siano adeguatamente verificati, nonche’ ridurre il rischio di attività fraudolente assicurando che solo gli individui verificati possano agire come direttori o persone con controllo significativo;
• migliorare l’accuratezza delle informazioni aziendali e rafforzare la conformità, richiedendo alle aziende di adattare i propri processi interni per conformarsi ai nuovi requisiti di verifica.

La mancata osservanza dei requisiti di verifica dell’identità sarà considerata reato e soggetta a una serie di conseguenze, tra cui sanzioni finanziarie e restrizioni sulla presentazione di documenti o sull’avvio di una nuova società. Il nuovo processo di verifica dell’identità rappresenta un passo significativo verso il miglioramento dell’integrità e della trasparenza del registro delle società del Regno Unito. È fondamentale che sia le aziende che i privati rimangano informati sui prossimi cambiamenti e si preparino di conseguenza per evitare sanzioni non necessarie per la mancata conformità.