Il 1° febbraio 2025 è entrata in vigore una nuova normativa riguardante l’accesso ai registri degli azionisti e alle informazioni sulle azioni nominative nelle società norvegesi. Tali norme elaborano l’obbligo statutario delle società di rendere il registro degli azionisti accessibile a tutti e il principio introdotto dal Norwegian Public Limited Liability Companies Act sul diritto di richiedere informazioni sui proprietari di azioni nominative.
Il regolamento ha ad oggetto i seguenti temi:
- Accesso al registro degli azionisti
- Messa a disposizione del registro degli azionisti all’assemblea generale
- Accesso alle informazioni sui titolari di azioni nominative
- Divulgazione periodica dei titolari di azioni nominative
- Accesso al registro degli azionisti
Tutti hanno il diritto di accedere al registro degli azionisti. Ai sensi del nuovo regolamento, le società devono, come regola principale, fornire l’accesso al registro degli azionisti inviando una copia elettronica via e-mail, ma devono anche offrire l’accesso tramite altri canali se richiesto.
Le società con azioni registrate presso il Central Securities Depository, Euronext Securities Oslo (VPS), possono concedere l’accesso tramite la soluzione ricercabile “public shareholder portal”. Quasi tutte le società quotate su uno dei marketplace di Euronext Oslo Børs sono disponibili nel portale. L’accesso avviene tramite login con Bank-ID. Le persone al di fuori di Norvegia, Svezia e Danimarca possono contattare VPS per creare un account.
Per le società che tengono un registro manuale degli azionisti, l’accesso sarà concesso al registro degli azionisti così come era al momento in cui la richiesta è stata ricevuta dalla società. Per le società che tengono un registro elettronico degli azionisti nel VPS, l’accesso sarà concesso al registro degli azionisti così come era alla fine del giorno di regolamento del giorno lavorativo precedente.
Nel portale VPS, l’accesso è concesso immediatamente. Formalmente, le scadenze per la concessione dell’accesso sono tre giorni lavorativi per le aziende che tengono un registro degli azionisti manuale e un giorno lavorativo per le aziende che tengono il registro degli azionisti nel VPS.
L’accesso è gratuito, salvo qualora avvenga per posta, nel qual caso la società potrà richiedere la copertura delle spese postali.
2. Il libro degli azionisti deve essere disponibile alle assemblee generali
Il consiglio di amministrazione deve garantire che il registro degli azionisti sia disponibile alle assemblee generali della società. Per le società che conservano il registro degli azionisti nel VPS, il registro degli azionisti deve essere quello in vigore alla data di registrazione per l’assemblea generale pertinente.
La società decide come rendere disponibile il registro degli azionisti. L’obbligo può essere adempiuto fornendo l’accesso agli azionisti che ne fanno richiesta durante l’assemblea.
3. Informazioni sui proprietari di azioni nominative
A partire dal 1° febbraio 2025, la legge norvegese sulle società a responsabilità limitata garantisce a tutti il diritto di richiedere l’accesso alle informazioni sui proprietari che detengono azioni tramite un fiduciario (custode) nel VPS (“azioni registrate tramite fiduciario”). Questo diritto differisce dal diritto di accesso al registro degli azionisti, in quanto la società non ha accesso alle informazioni sui beneficiari effettivi che detengono azioni tramite fiduciari.
Dopo aver ricevuto una richiesta di accesso, la società deve identificare i beneficiari effettivi richiedendo ai depositari di divulgare informazioni su tali proprietari, per consentire alla società di divulgare le informazioni alla parte richiedente. Spesso, le società hanno diversi depositari registrati come proprietari delle proprie azioni. La società riceverà quindi spesso informazioni da più depositari e in momenti diversi. Pertanto, l’adempimento dell’obbligo di fornire l’accesso alle informazioni sui proprietari di azioni registrate comporterà normalmente costi finanziari e amministrativi per la società. La società può richiedere il rimborso dei costi effettivi associati alla richiesta di accesso.
Le società devono fornire accesso a un elenco compilato dei proprietari di azioni nominative registrate, il loro paese di residenza e il numero di azioni possedute da ciascuno.
4.Divulgazione periodica dei titolari di azioni nominative
Le società con azioni nominative sono tenute a pubblicare annualmente un elenco dei beneficiari effettivi di tali azioni, il loro paese di residenza e il numero di azioni possedute da ciascuno di essi.
L’elenco deve essere reso disponibile gratuitamente e comunque non oltre sei settimane prima dell’assemblea generale annuale.
L’elenco può essere reso disponibile dalla società pubblicando sul proprio sito web le informazioni sulle modalità di ottenimento dell’elenco oppure caricandolo sul “portale pubblico degli azionisti” per le società con azioni registrate nel VPS.
La data di completamento dell’elenco deve essere inclusa nell’elenco stesso e l’elenco deve essere reso disponibile a chiunque ne faccia richiesta entro tre giorni lavorativi dalla data della richiesta.