Le società non sono obbligate a utilizzare il timbro durante l’attività commerciale, come stabilito dall’articolo 15, paragrafo 1, della Legge sulle società del Montenegro (“Legge sulle società”). L’intenzione del legislatore, nel prescrivere la libertà di regolamentare l’uso del timbro nell’esercizio dell’attività, era quella di non appesantire l’attività dell’azienda, cioè di non gravarla di ulteriori condizioni formali, nonché di lasciare la questione dell’uso del timbro alla società, che può regolamentarla con un atto interno generale o speciale.

L’articolo 114 del diritto societario definisce ciò che deve essere incluso nello statuto (Articles of Association – “AoA”) di una joint stock company.

Nel paragrafo 1, punto 13, si precisa che l’atto costitutivo contiene altre disposizioni importanti per il funzionamento della società.

Se un’azienda decide di tutelare ulteriormente la propria attività con terzi e di iniziare a utilizzare timbri nell’ambito della propria attività ordinaria, dovrà inserire tali informazioni sull’uso dei timbri nell’AoA dell’azienda.

Se la società decide successivamente di utilizzare il timbro, entro 7 giorni dalla data della modifica, la società è tenuta a presentare la documentazione e i dati relativi alle modifiche in relazione all’AoA e a un atto speciale, ossia l’atto di costituzione, al Registro centrale delle entità commerciali (CRBE).

Pertanto, esistono due possibili situazioni in cui: (i) la società prevede l’uso di timbri nell’AoA e (ii) la società non prevede l’uso di timbri.

Nel primo caso, quando una società ha previsto l’uso di un timbro nell’AoA, tale disposizione è considerata di natura imperativa e la società è obbligata a utilizzare il timbro nelle operazioni commerciali senza alcuna eccezione, vale a dire che non è consentito l’uso arbitrario del timbro. Quando l’AoA definisce l’uso del timbro, viene data una protezione aggiuntiva alla legittimità della firma e delle azioni nelle transazioni legali. In questo caso, l’azienda può fare riferimento all’uso del timbro nelle transazioni commerciali e di altro tipo con terzi, a condizione che le informazioni sul timbro siano debitamente registrate nella CRPS e pubblicate nella Gazzetta ufficiale del Montenegro.

Se l’azienda non prevede l’uso del timbro nell’AoA, allora è certo che l’uso del timbro non è consentito, poiché l’atto interno generale non ne definisce l’uso. Come nel caso in cui l’uso del timbro sia previsto nell’AoA, anche in questo caso non è consentito applicare il timbro in modo arbitrario nelle transazioni commerciali con i terzi, ossia non è consentito che l’azienda a volte usi e a volte non usi il timbro in una situazione in cui l’azienda non ha previsto l’uso di alcun tipo di timbro.

In entrambi i casi, sia che l’azienda decida (o meno) di prescrivere una disposizione sull’uso del timbro nell’AoA, vi è un obbligo esplicito per l’azienda di essere coerente nell’applicazione di quanto contenuto nell’AoA, ossia che se ha previsto l’applicazione del timbro, lo utilizzi regolarmente negli affari legali e nelle operazioni commerciali, così come in una situazione in cui l’uso del timbro non è previsto, in modo che non appaia nelle transazioni legali, né di certificare la documentazione con alcun timbro.