Lo scorso 24 giugno, e’ stata pubblicata nella Gazzetta Ufficiale la Legge sulla protezione dei Whistleblower. Le aziende hanno tre mesi, ovvero fino al 24 settembre di quest’anno, per adeguare le loro organizzazioni alle nuove disposizioni. La legge richiede alle aziende di implementare canali interni per la gestione delle segnalazioni dei whistleblower relative a questioni legate al lavoro. Inoltre, la legge stabilisce le regole per la segnalazione e la divulgazione delle informazioni su violazioni della legge, le misure di protezione per i whistleblower e le condizioni sotto le quali un whistleblower è protetto, così come i compiti delle autorità pubbliche in relazione alla ricezione di segnalazioni esterne e all’adozione di provvedimenti successivi.

Chi è interessato dalla legge?
Le nuove disposizioni si applicano a tutte le aziende con più di 50 dipendenti. Questo limite non si applica agli enti nei settori finanziario, della sicurezza dei trasporti e ambientale, che sono coperti dalla legge indipendentemente dal numero di dipendenti che vi lavorano. Tutti questi enti sono tenuti a stabilire canali di segnalazione, mentre le aziende più piccole con meno di 50 persone possono scegliere di implementare tali canali.
Come adattare la propria organizzazione alle nuove regole?

Le aziende che già dispongono di canali di segnalazione dovrebbero rivedere i loro canali esistenti e le procedure interne per adattarli alle nuove regole. Una sfida maggiore attende coloro che devono ancora implementare canali interni per le segnalazioni. Per loro, le nuove normative implicano la progettazione e il posizionamento appropriato dei canali di notifica, inclusa la designazione di chi è responsabile della gestione e del seguito delle segnalazioni. Ogni organizzazione dovrebbe verificare di avere risorse umane e tecniche sufficienti per farlo, garantendo la riservatezza delle segnalazioni, e sviluppare una documentazione appropriata. Se l’azienda non dispone di risorse sufficienti per ricevere segnalazioni di whistleblower all’interno della sua struttura organizzativa, può avvalersi del supporto di un’entità esterna. È importante che tutte le persone che ricevono segnalazioni di whistleblower abbiano le autorizzazioni appropriate (inclusa l’elaborazione dei dati personali) e che con loro siano stipulati accordi specifici, inclusi gli accordi di riservatezza. Prima di annunciare una procedura interna, indipendentemente dal fatto che l’azienda disponga già di un canale di notifica o ne stia implementando uno, dovrà consultare la procedura di notifica interna con l’organizzazione sindacale aziendale o i rappresentanti dei dipendenti, e in assenza di tale rappresentanza, dovrà individuarne una. La consultazione di solito dura dai 5 ai 10 giorni. Successivamente, dovrebbe essere fornita una formazione a tutti i dipendenti affinché i canali di notifica possano servire al loro scopo. Questa potrebbe essere un’altra sfida per molte organizzazioni, dato il tempo limitato.

Quando entra in vigore la legge?
La legge entra in vigore il 24 settembre 2024, eccetto per le disposizioni relative alle responsabilità del Difensore Civico e all’accettazione delle segnalazioni esterne da parte degli enti pubblici, che entrano in vigore sei mesi dopo la data di promulgazione. Il mancato rispetto delle nuove normative, inclusa l’implementazione tempestiva delle procedure, può comportare sanzioni, inclusa la responsabilità per illeciti amministrativi o penali.