Il registro delle imprese del Regno Unito (Companies House) richiederà presto a tutti coloro che incorporano una nuova società o depositano documenti quali bilanci o confirmation statement, di identificarsi e provare la loro identità presso Companies House.

Tali disposizioni si applicheranno a tutti gli amministratori di società registrate con Companies House, siano queste già esistenti o di nuova costituzione.

Anche le persone che esercitano un controllo significativo sulla società (PSC) e chiunque altro depositi documenti corporate presso il Registrar (es. Company Secretary) saranno soggetti a verifica dell’identità.

Lo scopo della norma introdotta nell’Economic Crime & Corporate Transparency Bill 2022 e’ quella di colpire e rendere piu’ difficili le nomine di amministratori o azionisti fraudolente/fasulle e di migliorare la trasparenza aziendale.

Si stima che tale riforma possa fornire maggiori garanzie alle imprese che consultano il registro per ricercare potenziali fornitori e partner.

Ambito di applicazione del regime di verifica dell’identità

Questo processo si applicherà alla maggior parte delle società esistenti registrate presso Companies House, nonché le società di nuova costituzione. Attualmente ci sono circa 4,5 milioni di società registrate nel Regno Unito. Per le società già iscritte nel registro, è previsto un periodo di transizione per dare agli amministratori ed ai PSC esistenti il tempo di conformarsi ai nuovi requisiti, garantendo nel contempo l’integrità dei dati già presenti nel registro.

Processo di verifica dell’identità

La verifica dell’identità sarà un processo semplice e rapido progettato per non aggiungere incombenze amministrative alle imprese.

Ci saranno due tipi di verifica dell’identità:

• Verifica diretta tramite Companies House
• Verifica indiretta tramite un fornitore di servizi aziendali autorizzato (ACSP)

Se si vuole procedere con la verifica dell’identità direttamente con Companies House, sarà necessario produrre un documento di identità personale, come un passaporto o una patente di guida. I controlli dell’identità  indiretti, invece, verranno effettuati da agenti autorizzati da Companies House (ACSP) che avranno lo stesso livello di garanzia e validità di quelli effettuati attraverso il percorso di verifica diretta. Gli ACSP saranno tenuti a dichiarare di aver completato tutti i controlli necessari per accertare l’identità dei soggetti che dovranno interagire con Companies House. Un agente autorizzato da Companies House (ACSP) dovrà essere registrato presso un organismo di vigilanza antiriciclaggio (AML) ed avrà l’obbligo di effettuare la due diligence su tutti i propri clienti. Gli ACSP dovranno confermare di essere supervisionati da AML e registrarsi presso il Companies House Registrar prima di essere autorizzati ad eseguire tali controlli sull’identità. Ai sensi delle normative antiriciclaggio, tutti gli ACSP sono tenuti a conservare i documenti dei soggetti di cui hanno certificato l’identità e renderli disponibili al Registrar in caso voglia effettuare dei controlli.

Scadenze per la verifica dell’identità

La verifica dell’identità degli amministratori deve essere eseguita prima della trasmissione al Registar della domanda di incorporazione di una nuova società. Nel caso di società già esistenti, l’identità di ogni amministratore dovrà essere verificata il prima possibile e notificata dalla società al Cancelliere. Le imprese, gli amministratori, i soci ed i PSC che non si sottopongono a tali controlli commettono un reato. I PSC persone fisiche dovranno, entro un periodo di 14 giorni, effettuare l’accertamento dell’identità della propria. Per gli accertamenti sulle persone giuridiche questo periodo sarà di 28 giorni. In caso di accertamento dell’identità’ di una persona giuridica sarà necessario verificare i dati ed i documenti dei suoi amministratori. Chiunque desideri depositare documenti presso il Registrar dovrà verificare la propria identità prima di essere autorizzato a farlo.

Periodo di transizione

Un periodo di transizione fornirà alle imprese esistenti un lasso periodo di tempo idoneo per adeguarsi ai nuovi requisiti. Coloro che non si renderanno conformi saranno soggetti a sanzioni penali e/o civili.

Non conformità

Le conseguenze del mancato rispetto dei requisiti di verifica dell’identità dipenderanno dalle circostanze. Una persona che non rispetta l’obbligo di verificare la propria identità presso il Registrar potrebbe essere soggetta a:

• Procedimenti penali che potrebbero comportare una multa di livello 5 (illimitata);
• Sanzioni civili emesse dal Registro delle Imprese;
• Rifiuto della costituzione di una nuova società;
• Impossibilità al deposito dei documenti obbligatori sul registro di Companies House (es. Bilancio, Confirmation Statement);
• Annotazione sul registro pubblico di Companies House dell’identità di quella persona come “non verificata”;
• Divieto di agire come amministratore.

Amministratori corporate

Il governo, con l’entrata in vigore di tale norma, avra’ il potere di limitare la nomina di società come amministratori aziendali. Solo le società che possiedono “personalità giuridica” potranno essere eleggibili e solo se tutti gli amministratori di tali entità saranno persone fisiche che hanno passato il controllo di verifica dell’identità. Le società che nomineranno amministratori corporate avranno 12 mesi di tempo per conformarsi alla nuova normativa. Se alla scadenza di tale lasso di tempo non si possiederanno i requisiti previsti, il Corporate Director dovrà dimettersi. Le società di nuova costituzione o le società già esistenti, che nominano un amministratore corporate, dovranno assicurarsi di soddisfare tali condizioni a partire dalla data di entrata in vigore della presente misura.

Quando è in vigore?

Queste misure richiederanno una nuova legislazione secondaria e linee guida nell’ambito del disegno di legge sulla criminalità economica e la trasparenza aziendale entrato in Parlamento il 25 novembre 2022. Subordinatamente all’approvazione parlamentare, Companies House ha indicato che si aspetta che il disegno di legge riceva l’assenso reale nella primavera del 2023.

Marina d’Angerio
Dottore commercialista e Chartered Accountant in Londra