Parlando del fenomeno della riorganizzazione aziendale nel Regno Unito, ci si potrebbe chiedere se sia lecito decidere di retrodatare tale evento o considerarlo gia’ avvenuto, ad esempio all’inizio dell’anno fiscale.

Laddove un gruppo desideri retrodatare l’esecuzione di un’attivita’, le parti ben possono decidere di indicare nel contratto la volonta’ comune di dare esecuzione ad una determinata attivita’ in una data antecedente.

Si tratta di un accordo efficace unicamente tra le parti interessate che non modificherà, pertanto, gli obblighi nei confronti di terzi, come ad esempio nei confronti dell’HMRC, agenzia delle entrate inglese. Il revisore di una società potrebbe tuttavia ostacolare il tentativo di dare effetto retroattivo ad una riorganizzazione, quindi è prudente consultare tale soggetto prima di intraprendere operazioni di riorganizzazione.

Se le attivita’ di riorganizzazione si sono verificate senza formalizzazione, è possibile adottare in seguito delle misure per ratificare e documentare le transazioni gia’ effettuate. In tal caso, di solito, ci saranno delle prove relative alle transazioni gia’ effettuate, come ad esempio conti correnti o estratti conto bancari.

Nel caso in cui il processo di riorganizzazione venga documentato retroattivamente, i documenti in questione potrebbero indicare che determinate attivita’ o eventi sono avvenuti in una data precedente rispetto a quella del documento che lo documenta o certifica; tuttavia, le attivita’ che necessitano l’adempimento di determinate formalita’ o presentano determinati requisiti di registrazione o notifica acquisiranno effetto unicamente nel momento in cui verranno poste in essere le necessarie formalita’.

Le situazioni sopra descritte non possono essere definite retrodatazioni di documenti, attivita’ che viceversa puo’ configurare una serie di illeciti penali ai sensi di numerose leggi quali il Theft Act del 1968, il Fraud Act del 2006 e il Forgery and Counterfeiting Act del 1981, e possono costituire una falsa dichiarazione che puo’ generare responsabilita’ anche sotto il profilo civilistico.

Quanto ai requisiti di documentazione nell’ambito di una riorganizzazione aziendale, non e’ generalmente necessario includere numerose protezioni nei documenti scambiati tra membri dello stesso gruppo, e per tale motivo i documenti richiesti sono generalmente più brevi e meno dettagliati contenutisticamente.

Tuttavia, è comunque importante che le transazioni effettuate e i relativi termini siano correttamente registrati, autorizzati ed eseguiti. In alcuni casi, può essere appropriato un approccio più rigoroso, ad esempio quando la solvibilità di una delle parti è un problema o nel caso in cui una delle parti possa essere venduta in seguito alla riorganizzazione.

Nelle riorganizzazioni che comportano un trasferimento di azioni o il trasferimento di un’azienda sono generalmente necessari i seguenti documenti:

• un patto di vendita avente ad oggetto azioni o beni;
• una documentazione formale di trasferimento (ad es. moduli di trasferimento dei titoli, trasferimenti o cessioni di proprietà, cessioni o licenze di diritti di proprietà intellettuale, cessioni o novazioni di contratti, comprese le licenze);
• documenti accessori, inclusi verbali o risoluzioni del Consiglio di Amministrazione o degli azionisti, avvisi ai dipendenti, notifiche ad HMRC, autorizzazioni o richieste di prestito (se il corrispettivo della transazione sarà lasciato in sospeso come prestito infragruppo), esoneri da addebiti, ecc;
• altri documenti necessari ai fini della separazione (accordi di servizio, accordi transitori, licenze per la proprieta’ intellettuale, ecc).

I trasferimenti sono spesso effettuati senza garanzie o garanzie molto limitate che coprono, ad esempio, alcune questioni chiave, come ad esempio il diritto in capo alla parte cedente sui relativi beni o azioni.

Non è prassi comune includere dichiarazioni, indennità o disposizioni relative alla riservatezza, adeguamenti dei prezzi o comportamenti post-trasferimento nella documentazione all’interno del gruppo.

Dal punto di vista fiscale, il trasferimento di un’azienda nel caso di mantenimento di una continuita’ aziendale non rientra nell’ambito di applicazione dell’IVA; e’ invece probabile che l’IVA debba essere pagata laddove le attività vengano trasferite non come parte di una continuità aziendale.

Restrizioni aggiuntive, come il divieto di assistenza finanziaria, si applicano alle società pubbliche, rendendo potenzialmente più difficili le riorganizzazioni delle società pubbliche e dei loro gruppi.

Oltre alle questioni di diritto societario, le società pubbliche quotate in borsa dovranno conformarsi alle regole e ai requisiti della borsa, che possono includere requisiti aggiuntivi, restrizioni e obblighi di comunicazione, come ad esempio le transazioni con parti correlate.

Le fasi e i documenti post-riorganizzazione necessari spesso includono:

• annunci (particolarmente rilevanti se una delle società del gruppo è una società quotata, soggetta alle regole di quotazione e ai DTR);
• domande a HMRC per sgravio dell’imposta di bollo o sgravio fiscale dall’imposta di registro;
• registrazioni dei nuovi dettagli di proprietà in relazione agli incarichi di proprietà intellettuale;
• notifiche ai proprietari come richiesto ai termini del contratto di locazione;
• esecuzione di novazioni e relativi avvisi di cessione a clienti e fornitori;
• questioni amministrative, compresa la documentazione per assicurazioni, PAYE, buste paga, pensioni e IVA;
• invio della relativa documentazione al registro delle imprese (ad esempio, notifiche relative alle modifiche delle persone che esercitano un controllo significativo di un’entità); e
• aggiornamento dei libri aziendali.